Attività ta’ Proċessar – Reġistri skont il-GDPR

Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data jobbliga, skont l-Artikolu 30 tal-GDPR, dokumentazzjoni miktuba u ħarsa ġenerali tal-proċeduri li bihom id-data personali tiġi pproċessata. Ir-reġistri tal-attivitajiet tal-ipproċessar għandhom jinkludu informazzjoni sinifikanti dwar l-ipproċessar tad-data, inklużi kategoriji ta’ data, il-grupp tas-suġġetti tad-data, l-iskop tal-ipproċessar u r-riċevituri tad-data. Dan għandu jkun kompletament disponibbli għall-awtoritajiet fuq talba.

L-obbligu li jinħoloq rekords ta’ attivitajiet ta’ pproċessar mhuwiex impost biss fuq il-kontrollur u r-rappreżentant tagħhom, imma wkoll direttament fuq il-proċessur u r-rappreżentanti tagħhom kif stipulat fl-Art. 30(2) tal-GDPR. Biex inbiddlu, kumpaniji jew istituzzjonijiet b’anqas minn 250 impjegat huma eżentati milli jżommu rekord, jekk l-ipproċessar x’aktarx ma joħloqx riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-dejta, jekk l-ebda kategorija speċjali ta’ dejta ma tiġi pproċessata jew jekk l-ipproċessar isir biss okkażjonalment, kif indikat fl-Art. 30(5) tal-GDPR. Fil-prattika, din l-eżenzjoni rari tkun applikabbli. Barra minn kwalunkwe diffikultajiet li jinqalgħu matul l-interpretazzjoni ta’ dak li jitqies bħala “okkażjonali biss,” fil-maġġoranza tal-kumpaniji – anke b’interpretazzjoni wiesgħa tat-terminu – id-dejta se tkun ipproċessata b’mod ċar fuq bażi regolari, inkluż l-ipproċessar tad-dejta għall-websajt, il-ħanut onlajn tagħhom, kalkolu tas-salarju jew sistemi CRM. Wieħed irid jinnota li l-obbligu għad-dokumentazzjoni u għalhekk rekords ta’ attivitajiet ta’ pproċessar se jkunu fokus tal-ispezzjonijiet tal-awtoritajiet ta’ implimentazzjoni tar-Regolament tal-Protezzjoni tad-Dejta.

Jekk kumpanija ma żżommx rekord tal-attivitajiet ta’ pproċessar u/jew ma tipprovdix indiċi komplet lill-awtoritajiet, huma soġġetti għal multi skont l-Art. 83(4)(a) tal-GDPR. Il-multi possibbli jistgħu jilħqu sa 10 miljun ewro jew 2% tad-dħul annwali tagħhom. Din is-somma, bħala regola ġenerali, tiġi evalwata mill-awtoritajiet biss f’każijiet eċċezzjonali. Għal dan, l-awtoritajiet huma mħeġġa, kif speċifikat fir-ritratt 13, “biex jieħdu kont tal-bżonnijiet speċifiċi ta’ intrapriżi żgħar u medji fl-applikazzjoni ta’ din ir-Regolazzjoni.”