Uffiċjal għall-Ħarsien tad-Data – GDPR

Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Dejta (GDPR) stabbilixxa l-kunċett ta’ Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Dejta (DPO) fl-Ewropa. Kontra t-twemmin komuni, determinanti għall-obbligu legali li jinħatar Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Dejta mhix id-daqs tal-kumpanija iżda l-attivitajiet ta’ proċessar ewlenin li huma definiti bħala dawk essenzjali għall-kisba tal-għanijiet tal-kumpanija. Jekk dawn l-attivitajiet ewlenin jikkonsistu fi proċessar ta’ dejta personali sensittiva fuq skala kbira jew forma ta’ proċessar ta’ dejta li hija partikolarment estensiva għad-drittijiet tas-suġġetti tad-dejta, il-kumpanija trid taħtar DPO. Il-korpi pubbliċi min-naħa l-oħra dejjem għandhom jaħtru DPO, bl-eċċezzjoni tal-qrati li qed jaġixxu fil-kapaċità ġudizzjarja tagħhom. Barra minn hekk, in-norma legali biex jinħatar Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Dejta għandha klawżola ta’ flessibilità għall-Istati Membri. Dawn huma ħielsa li jiddeċiedu jekk kumpanija għandhiex taħtar Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Dejta taħt rekwiżiti aktar stretti (eż. It-taqsima 38 tal-Att Federali Ġermaniż dwar il-Protezzjoni tad-Dejta). Jekk teżisti tali obbligu taħt ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Dejta jew liġi nazzjonali aktar speċifika, grupp ta’ intrapriżi jista’ wkoll jaħtar Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Dejta wieħed. Jekk il-grupp jiddeċiedi li jagħmel hekk, huwa għandu jkun faċilment aċċessibbli għall-awtoritajiet superviżorji, impjegati u suġġetti tad-dejta esterni. Jekk ma teżistix obbligu legali, il-kumpaniji jistgħu jaħtru DPO fuq bażi volontarja biex jgħin fil-konformità mal-protezzjoni tad-dejta (li huwa pereżempju rakkomandat mill-awtorità Franċiża għall-protezzjoni tad-dejta CNIL).

Gruppi u kumpaniji għandhom żewġ possibilitajiet biex jissodisfaw l-obbligu tagħhom li jaħtru Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data. Jew jinnominaw impjegat bħala Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data intern, jew jaħtru Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data estern. Meta jagħżlu lil din il-persuna, għandhom jiżguraw li l-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data intern ma jkunx suġġett għal konflitt ta’ interess minħabba x-xogħol tiegħu fid-Dipartiment tal-IT, fid-Dipartiment tar-Riżorsi Umani jew fil-maniġment anzjan, fejn ikollu jissorvelja lilu nnifsu. Irrespective tax-xandir, l-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data għandu jipprovdi għarfien professjonali esperti fil-liġi tal-protezzjoni tad-data u s-sigurtà tal-IT, l-ambitu jiddependi fuq il-kumplessità tal-ipproċessar tad-data u d-daqs tal-kumpanija.

Id-dmirijiet ta’ Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jinkludu: Jaħdem lejn il-konformità mal-liġijiet kollha rilevanti tal-protezzjoni tad-data, jissorvelja proċessi speċifiċi, bħall-valutazzjonijiet tal-impatt tal-protezzjoni tad-data jew it-tqajjim ta’ kuxjenza u t-taħriġ tal-impjegati għall-protezzjoni tad-data, kif ukoll jikkollabora mal-awtoritajiet superviżorji. Għaldaqstant, l-impjegat li jaġixxi bħala Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data m’għandux jiġi mkeċċi jew penalizzat minħabba l-mili ta’ dmirijietu. Minkejja l-funzjoni ta’ sorveljanza tiegħu, il-kumpanija nnifisha tibqa’ responsabbli għal-liġi tal-protezzjoni tad-data. Għaldaqstant trid tinkludi lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’kwistjonijiet kollha li jirrigwardaw il-protezzjoni ta’ data personali “b’mod xieraq u f’waqtu”. Meta jintgħażel Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data, is-superjur tiegħu għandu jippubblika d-dejta ta’ kuntatt tiegħu, u jikkomunika l-ħatra tiegħu u d-dejta ta’ kuntatt lill-awtoritajiet superviżorji tal-protezzjoni tad-data. Jekk kumpanija għandha DPO b’mod volontarju huma wkoll iridu jaderixxu mal-kriterji u d-dispożizzjonijiet imniżżlin hawn fuq. Ninnutaw ukoll li l-falliment intenzjonali jew negliġenti li jinħatar Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data minkejja obbligu legali huwa ksur suġġett għal multi.